Когда надо выдать бумажную трудовую тому, кто выбрал электронную?
С 1 января 2020 года работодатели, получившие письменные согласия сотрудников, должны вести их трудовые книжки в электронном виде. При этом бумажные трудовые следует отдать работникам. В какой момент это нужно сделать? Закон четкого ответа не дает. Свое мнение на этот счет Минтруд высказал в письме от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933.
Напомним, что «электронная трудовая книжка (ЭТК)» — это некое упрощенное определение. В законодательстве используется термин «сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника». Согласно статье 66.1 ТК РФ, работодатель формирует в электронном виде основную информацию о работнике и передает ее для хранения в Пенсионный фонд. В сведения о трудовой деятельности включается информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора, а также другая информация.
Основным нормативным актом, регулирующим порядок перехода на электронные трудовые книжки, является Федеральный закон от 16.12.19 № 439-ФЗ (далее — Закон № 439-ФЗ). Согласно статье 2 этого закона, работодатели были обязаны до 30 июня 2020 года уведомить работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и предложить им выбор — продолжить вести бумажную трудовую книжку или перейти на ЭТК. Позднее Правительство продлило этот срок на 4 месяца — до 31 октября включительно. Работники, в свою очередь, должны до 31 декабря 2020 года подать работодателю письменное заявление о сделанном выборе.
Если работник решил перейти на ЭТК, то работодатель обязан выдать ему на руки бумажную трудовую книжку (п. 3 ст. 2 Закона № 429-ФЗ).
В Законе № 439-ФЗ не определен срок, в течение которого это нужно сделать, но сказано, что после передачи книжки работодатель освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. Минтруд советует следующее: бумажную трудовую книжку нужно отдать работнику в день подачи заявления о переходе на ЭТК. При этом в ней следует сделать запись о том, что сотрудник представил такое заявление.